Planul de conturi

#1 Planul de conturi

Codificarea planului de conturi prevede inserarea listei grupurilor planului de conturi în secțiunea superioară a ferestrei: cu ajutorul butoanelor de inserare grupuri se vor putea insera prime nivele noi sau nivele inferioare celui selectat, atribuind fiecăruia un cod  alfanumeric univoc, o descriere (în plus una alternativă) și un tip de cont de referință.

O dată selectat grupul cu nivelul cel mai mic, se va activa, în gridul inferior, lista cu conturile sintetice și analitice inserate în acesta. Inserarea unui cod nou ar trebui să prevadă, înainte de toate, nivelul ‘contului’ (sintetic) care nu are cont analitic; fiecare din acestea poate fi un cod alfanumeric de 8 caractere, dar este recomandată urmărirea unui criteriu numeric progresiv cu caractere uniforme (ex. toate conturile sintetice cu 4 caractere, toate conturile analitice 3). Tipul contului din fiecare linie care se inserează va fi propus egal cu tipul contului grupului de apartenență; acest cod poate fi modificat de utilizator (de ex. pentru a insera fondurile de amortizare direct în secțiunea patrimonială activă).

Conturile sintetice NU pot fi asociate tipurilor de cont parteneri; doar conturile analitice pot avea detaliul partenerilor. Aceste analitice pot fi inserate și modificate doar din registre parteneri, prezent în ‘Instrumente’-‘Registre’.

Descriem în continuare coloanele gridului:

Data inserării: reprezintă data creării contului sintetic/analitic;

Ultima modificare: este data ultimei modificări a codului contului sintetic/analitic, actualizat automat de aplicație;

Dată sfârșit valabilitate: blochează utilizarea contului analitic în noile înregistrări contabile (pornind de la data inserată), păstrând vizibilitatea mișcărilor inserate anterior;

Deschide angajamente: flag-ul interacționează cu controlul echilibrului înregistrărilor contabile cu datele angajamentelor. Pentru fiecare cont analitic se poate crea manual un angajament contabil, dar numai pentru cele care au setat acest flag aplicația va verifica dacă acesta este efectuat sau nu, blocând sau nu salvarea înregistrării, pe baza setărilor din șablonul contabil de referință;

Descriere ulterioară: a doua descriere, în mod normal;

Note: note ale contului analitic, în mod normal;

Cheltuieli/Venituri angajate/anticipate: aceste conturi analitice permit asocierea, la fiecare cont analitic din planul de conturi, a cheltuielilor/veniturilor angajate/anticipate specifice care vor fi utilizate cu prioritate în momentul înregistrării infra anuale sau de bilanț a înregistrărilor de rectificare/completare. În cazul în care nu sunt inserate aici, vor fi utilizate conturile implicite inserate în parametrii contabilității generale;

Element cheltuieli: câmp pentru asocierea unui element de cheltuieli. Momentan este utilizat pentru exportarea planului de conturi/scadențar în DocFinance în scopuri statistice; de asemenea poate fi utilizat ca filtru de căutare pentru procedura ‘Înregistrări din dif. buget’ din modulul Închideri infra anuale. Poate avea valoare statistică în cuburile de date ale Business intelligence din aria administrativă;

Tip perioadă buget: este necesar pentru asocierea unui criteriu de repartizare anuală specifică a  informației despre bugetul anual.

Un grup care are un subgrup sau conturi sintetice/analitice nu poate fi șters. De asemenea, nu poate fi șters un cont sintetic care are conturi analitice și nici nu se pot elimina coduri utilizate în orice tabel din aplicație.

Sugestii pentru codificare:

a)  Identificarea celor două nivele de detaliu maxim;

b) Atenție la codurile registrelor clienți/furnizori: în multe aplicații, contul principal clienți este deja un cont analitic pentru care apoi registrul specifică un nivel ulterior, invizibil în planul de conturi. Aplicația, în schimb, prevede direct în planul de conturi nivelele detaliate ale registrului.

c)  Evitarea codurilor alfanumerice: pentru respectarea unei anumite ordini;

d) Menținerea aceluiași număr de caractere pentru toate conturile sintetice și aceluiași număr pentru conturile analitice (cu excepția conturilor analitice parteneri, pentru care codurile conturilor analitice prevăd un număr superior): și acest lucru pentru respectarea unei anumite ordini (de ex. ordinea numerelor 1, 2, 10 și 1, 10, 2, deci inserarea corectă trebuie să fie 01, 02, 10)

e) Limitarea numerelor de caractere la cele efectiv necesare: nu are sens să aveți codul unui cont analitic de 8 caractere când, efectiv, într-un cont sintetic vor fi maxim puține zeci de conturi analitice (pentru activ/pasiv/cheltuieli/venituri, în mod normal, 3-4 caractere sunt suficiente).

f) Poate fi utilă diferențierea contului sintetic sau analitic cu o majusculă.

g) Neîncărcarea planului de conturi cu detalii complexe care au scopul de a obține date ‘statistice’; acestea se pot detalia în centrele de cost/profit, în contabilitatea analitică sau în business.

Inserarea centrelor de cost și de profit

În Planul de conturi, fiecărui cont analitic i se poate atribui o structură de valorizare procentuală a centrului de cost/profit. Aplicația apoi va propune automat această valorizare (pentru conturile analitice economice), lăsând utilizatorului posibilitatea de a modifica manual aceste valori.

Asocierea se realizează selectând contul analitic de referință și inserând lista cu cdc/cdp în cele două griduri: se poate asocia valorizarea la diviziuni diferite, dar în mod normal diviziunea nu este completată. Aplicația nu controlează dacă suma procentelor este egală cu 100%.

Amintim că:

1) Valorizarea în contabilitate depinde de prezență, în șablonul contabil utilizat, a flagurilor relative la  Cdc/Cdp.

2) Se poate prevede o dublă valorizare: de exemplu, dacă un cont analitic de cost are atât cdc, cât și cdp asociate, șablonul poate să le conțină pe ambele și cu opțiunea ‘Gestiune separată Cdc/cdp’ vor fi ambele valorizate, în caz contrar vor fi valorizate doar Cdc pentru costuri (iar în cazul conturilor analitice de venituri vor fi valorizate Cdp).

Există ulterioare puncte de codificare a centrelor de cost/profit: registre clienți/furnizori/agenți, registre articole, gestiuni, mijloace fixe. Prioritatea de valorizare este definită în mod normal în parametrii de gestiune ai fiecărui modul.

Setare conturi analitice automate

Fiecărui cont analitic i se poate asocia o listă de conturi analitice de valorizat automat în cazul șabloanelor automate.  Logica de funcționare prevede:

1. Contul analitic să fie utilizat în secțiunea TVA a înregistrării;
2. Înregistrarea să se bazeze pe un șablon care prevede un șablon automat;
3. În aceste condiții aplicația va adăuga, în înregistrarea automată, conturile analitice automate care vor fi asociate conturilor analitice;
4. Valorizarea acestor conturi analitice va utiliza tipul de sumă din secțiunea ‘conturi analitice automate’ dar aplicând liniei TVA-ul inițial.

RIBBON BAR: reprezintă meniului forumului curent, și anume aria în care utilizatorul poate efectua acțiuni asociate procedurii curente. Lista cu funcțiile posibile este prezentată în continuare: